Experiências reais
O que escritórios dizem depois de organizar seus documentos com a Farol Cinza
Relatos de quem passou pela implantação e usa as ferramentas no dia a dia.
Voltar ao Início130+
Escritórios atendidos
4,7
Média de avaliações
94%
Taxa de renovação
7+
Anos de operação
O que dizem os clientes
Depoimentos de quem já organizou
Marcos Pereira
Sócio-gerente — Manaus, AM
"Usamos o Toolkit há quase oito meses. A diferença mais óbvia foi no tempo de localização de documentos antigos — o que levava um bom tempo agora sai em menos de um minuto. A equipe também parou de usar versões erradas de contratos porque o rastreamento deixa claro qual é o arquivo mais recente."
Junho de 2025
Camila Souza
Coordenadora administrativa — Belém, PA
"Optamos pelo Records Organizer como ponto de partida, já que nosso escritório não é grande. Foi uma entrada razoável para sair do caos de pastas sem nome. O suporte respondeu rápido quando tivemos dificuldade nos primeiros dias. O sistema em si é direto, sem funcionalidades que a gente não precisa."
Maio de 2025
Felipe Nogueira
Diretor — Porto Velho, RO
"A consultoria valeu cada real. Tínhamos uma situação herdada de anos sem critério — documentos em três lugares diferentes, ninguém sabia onde estava a versão final de nada. A equipe da Farol Cinza fez o diagnóstico, montou a estrutura e treinou todo o nosso time em três semanas. Saímos do caos."
Julho de 2025
Andréa Lima
Gerente de operações — Manaus, AM
"O controle de acesso por perfil foi o que mais mudou para nós. Antes, qualquer pessoa alterava qualquer arquivo. Hoje cada colaborador trabalha só com o que é de sua competência e o histórico mostra quem tocou no quê. Simples, mas resolveu um problema que tínhamos há anos."
Junho de 2025
Rodrigo Tavares
Sócio — Boa Vista, RR
"Começamos com o Organizer para ver se funcionava. Após quatro meses, migramos para o Toolkit. O processo foi tranquilo — a estrutura de tags que já estava criada seguiu para o plano maior sem precisar refazer nada. A progressão foi natural."
Julho de 2025
Juliana Bastos
Administradora — São Gabriel da Cachoeira, AM
"Somos uma prática pequena — três pessoas. Achei que o Records Organizer seria mais do que precisávamos, mas depois do primeiro mês percebi que o hábito de nomear e etiquetar tudo sozinho já justificava o investimento. Perdemos muito menos tempo no arquivo."
Maio de 2025
Estudos de caso
Da situação ao resultado
Como três escritórios saíram de situações específicas com ajuda das soluções Farol Cinza.
Desafio
Arquivos espalhados em três locais diferentes: servidor local, e-mail e pen drives pessoais. Documentos duplicados com nomes inconsistentes. Dois colaboradores passavam em média 40 minutos por dia procurando arquivos.
Solução
Implantação do Document Management Toolkit com estrutura de pastas e nomenclatura padronizada. Migração de todos os arquivos existentes com apoio da Farol Cinza. Treinamento de dois dias para toda a equipe.
Resultado
Após 6 semanas de operação com o sistema novo, o tempo médio de localização de documentos caiu para menos de 2 minutos. Problemas com versões desatualizadas foram eliminados. Duração do projeto: 4 semanas.
"O guia que eles deixaram no final foi o que garantiu que a gente não voltasse para as práticas antigas depois da consultoria." — Gerente do escritório
Desafio
Escritório recém-constituído sem nenhum sistema de arquivamento. Fundadores com histórico de trabalhar em organizações maiores, acostumados a ter TI resolvendo o problema. Precisavam de algo que a própria equipe administrasse sem dependência técnica.
Solução
Assinatura do Records Organizer com estrutura de pastas adaptada ao tipo de documentos da prática. Onboarding remoto de meio período. Material de referência entregue para uso autônomo.
Resultado
O escritório opera há 14 meses com o sistema sem nenhuma solicitação de suporte técnico. Estrutura de arquivo organizada desde o início, sem legado de pastas bagunçadas para corrigir depois.
"Começar organizado foi muito mais fácil do que tentar reorganizar depois de anos de bagunça. Valeu o investimento desde o início." — Sócia fundadora
Desafio
Escritório em crescimento com 14 colaboradores e nenhum controle de quem acessava o quê. Documentos sensíveis acessíveis por todos. Conflitos de edição frequentes por ausência de controle de versões.
Solução
Records System Consulting com foco em controle de acesso por departamento e rastreamento de versões. Migração completa dos arquivos existentes e treinamento segmentado por perfil de colaborador.
Resultado
Zero conflitos de edição documentados nos 5 meses após implantação. Cada área do escritório opera com acesso restrito ao seu escopo. Revisão pós-entrega não identificou ajustes necessários. Duração: 5 semanas.
"O que mais me surpreendeu foi o treinamento diferenciado por perfil. Cada equipe aprendeu o que era relevante para ela, sem sobrecarregar ninguém com informação desnecessária." — Diretor
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